Wanneer?
Wanneer iemand van HTC ISCA je lastig valt met zijn of haar gedrag en je zelf niet meer weet hoe je de situatie op moet lossen, kun je verschillende dingen doen. Je kunt de hulp van een teamgenoot, coach, contactpersoon jeugd of senioren of het bestuur inroepen. Je kunt echter ook contact opnemen met onze vertrouwenspersoon van onze club, ook wel genoemd het Aanspreekpunt Integriteit (API) en fungeert in eerste instantie als klankbord en kan je helpen met het vinden van een oplossing.
Voor wie?
De vertrouwenspersoon is er voor alle leden, ouders, vrijwilligers en werknemers van HTC ISCA voor problemen die te maken hebben met ongewenst gedrag.
Hoe kan je onze vertrouwenspersoon bereiken?
Wil je graag een afspraak met onze vertrouwenspersoon of overleggen dan kan je een mailtje sturen naar vertrouwenspersoon@htc-isca.be.
Werkwijze vertrouwenspersoon bij een klacht:
- De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor.
- De vertrouwenscontactpersoon zal, indien gewenst, proberen door verwijzing, bemiddeling of advisering een oplossing te bewerkstelligen voor de melding.
- De vertrouwenspersoon behandelt de zaken in strikt vertrouwelijke sfeer en zorgt er voor dat de vertrouwelijkheid is gegarandeerd.
- De vertrouwenspersoon kan het bestuur van de vereniging in kennis stellen van het feit dat er melding is gemaakt van ongewenst gedrag, maar brengt alleen met toestemming van de betrokkene inhoudelijk verslag uit bij het bestuur van de gemelde kwestie.
- De vertrouwenspersoon kan het bestuur gevraagd en ongevraagd adviseren ten aanzien van beleid op gebied van ongewenst gedrag en het voorkomen hiervan.
- De vertrouwenspersoon werkt volledig onafhankelijk, maar valt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur van de vereniging.
- De vertrouwenspersoon heeft in principe geheimhoudingsplicht. Er kunnen zich echter situaties voordoen waarbij de vertrouwenspersoon vanwege gewetensnood deze geheimhouding wil verbreken. De vertrouwenspersoon kan de geheimhouding pas dan verbreken, als de Vertrouwenspersoon heeft voldaan aan de voorwaarden gesteld in de ‘Gedragscode Omgaan met vertrouwelijkheid voor vertrouwenspersonen’. (zie hieronder)
Verantwoording vertrouwenspersoon
Bij het afsluiten van het jaar rapporteert de vertrouwenspersoon aan de voorzitter van het bestuur óf er meldingen zijn geweest, van welke aard deze meldingen waren en hoe voortgang en afsluiting hebben plaatsgevonden. Deze meldingen zijn anoniem.
Gedragscode omgaan met vertrouwelijkheid voor vertrouwenspersonen:
1. De vertrouwenspersoon gaat een vertrouwensrelatie aan met de klager/klaagster of andere personen die een beroep doen op hem/haar of tot wie hij/zij zich richt. Daarom belooft de vertrouwenspersoon alle betrokkenen geheimhouding van hetgeen hem/haar bij de uitoefening van zijn/haar rol als vertrouwenspersoon ter kennis komt.
2. Uitzonderingen hierop zijn alleen mogelijk als de klager/klaagster of andere persoon/personen schriftelijk toestemming geven tot het doorbreken van deze belofte tot geheimhouding, of wanneer zeer dringende redenen aanwezig zijn, zoals in 3 omschreven.
3. Bij het ontbreken van schriftelijke toestemming van de betrokken persoon om informatie aan derden te verstrekken kan de Vertrouwenspersoon zich pas ontheven achten van de belofte tot geheimhouding indien:
- alles is in het werk gesteld de toestemming van betrokken persoon te verkrijgen, en bovendien sprake is van één van de ondergenoemde situaties
- de vertrouwenspersoon verkeert in gewetensnood door het handhaven van de geheimhouding,
- er is sprake van (verdenking van) een (ernstig) strafbaar feit,
- er is geen andere weg dan doorbreking van de geheimhouding om het probleem op te lossen,
- het is vrijwel zeker dat het niet doorbreken van de geheimhouding voor betrokkenen of voor derden aanwijsbare en ernstige schade en/of gevaar zal opleveren,
- de vertrouwenspersoon is ervan overtuigd dat de doorbreking van de geheimhouding de schade aan betrokkenen of derden in belangrijke mate zal voorkomen of beperken.
4. Indien een dergelijke situatie zich voordoet, zal de vertrouwenspersoon zijn/haar redenen om de geheimhouding te doorbreken met een ter zake kundige partij bespreken alvorens de geheimhouding te doorbreken.
5. De vertrouwenspersoon brengt betrokkene op de hoogte van het voornemen de geheimhouding te doorbreken alvorens dit daadwerkelijk te doen.
6. Indien het doorbreken van de geheimhouding dit noodzakelijk maakt, verwijst de Vertrouwenspersoon betrokkene onverwijld naar een andere Vertrouwenspersoon en/of andere instantie.
